Workflow

Сколько времени уходит на согласование одной служебной записки в вашей организации? Хорошо, если на это уходит несколько часов. А представьте, сколько уходит времени на согласование или утверждение документа в крупной организации с несколькими зависимыми компаниями? На согласование одного документа может уйти 10 минут, а таких документов, как правило, на столе у руководителя может быть более 15, а то и 20 штук каждый день. Длительные согласования отрицательно сказываются на рабочем процессе – увеличиваются сроки запуска проектов, время исполнения поручений. Все это приводит к простоям в бизнесе.ТОО «Медикер» - казахстанская компания, предоставляющая услуги в области медицинского страхования. Компания имеет собственную сеть медицинских центров, которые обслуживают более 200 казахстанских и иностранных компаний, где трудятся почти 250 000 человек. Также партнерами компании являются крупнейшие страховые организации и около 400 медицинских организаций государственной и частной формы собственности. Постоянный обмен рабочими материалами между участниками бизнеса показал важность быстрого принятия решений и согласования заявок. Стало понятно, что для организации стабильной работы с партнерами и клиентами требуется внедрение специализированной информационной системы.Ранее документооборот между компанией и ее партнерами осуществлялся на бумажных носителях. Так, например, весь пакет документов клиента, подтверждающий оказание услуги медицинского страхования, отправляли почтовыми сервисами. Процесс передачи и согласования документов из регионов в центральном офисе компании, как правило, занимал 4-5 дней. Процесс затягивался, потому что каждый пакет документов нужно было доставить в целости и сохранности. Такой способ иногда приводил к полной или частичной потере документов и несвоевременному исполнению работ и поставленных задач. Поэтому руководство приняло решение о внедрении системы электронного документооборота.По результатам сравнительного анализа было выбрано решение SYNERGY WORKFLOW от компании ARTA SOFTWARE. Внедрение решения положительно сказалось на эффективности работы персонала. Процесс согласования документов и поручений стал прозрачнее. Однако, в ходе работы была выявлена более глубокая причина задержки в исполнении поручений, а именно – отсутствие готовых шаблонов и маршрутов движения документов между подразделениями организации и ее партнерами.Отсутствие готового шаблона заявки на оплату создавало сложности в подаче необходимого пакета документов пациента страховой компании. Заявка могла содержать неполную информацию об оказанной услуге, что приводило к неверному назначению маршрута исполнения. Также ввиду отсутствия шаблона много времени уходило на структурирование информации в заявке, что приводило к неисполнению поручений в срок. Проектная команда совместно с сотрудниками информационного отдела и отдела по развитию бизнеса разработали шаблон заявки такого типа и скорректировали каждый маршрут согласования, причем каждый этап был подкреплен электронной цифровой подписью (ЭЦП).После всех внесенных изменений в маршруты время обработки заявки на оплату сократилось с 4-5 дней до 2-3 часов. Благодаря внедрению продукта SYNERGY WORKFLOW обеспечена прозрачность деятельности организации на всех уровнях, что в итоге повысило эффективность и быстродействие работы сотрудников.Несмотря на возможность согласования документов параллельно несколькими участниками и отсутствия необходимости передачи бумажного экземпляра, немногие ведут электронный документооборот. Благодаря возможности параллельного согласования, а также отправке документа в электронном виде и использования цифровой подписи, вы не только ускоряете принятие управленческих решений, но и повышаете исполнительскую дисциплину. Своевременное выполнение поручений и обязательств является условием успешной деятельности компании.

Делопроизводство организации со штатом до 50 человек вести на бумаге просто. Однако при увеличении масштаба компании это становится затруднительной операцией, так как время на принятие важных управленческих решений увеличивается. Отсутствие контроля поручений приводит к их неисполнению и операционным расходам. Чем больше сотрудников в компании, тем сложнее контролировать исполнительскую дисциплину.Компания АО «Тартып» с 15-летним опытом работы занимает доминирующее положение на рынке по сбору и вывозу отходов. Компания имеет автопарк с 200 единицами специализированной техники и штат сотрудников более 800 человек, которые обслуживают свыше 12 000 клиентов. Ежегодный рост запросов на вывоз мусора и отходов показал критичность скорости реакции на потребности клиентов без задержек на управленческие решения. Для этого руководство приняло решение об автоматизации бизнес-процессов компании.В качестве быстрого решения проблемы была предпринята попытка организовать движение документов, используя электронную почту. Однако в ходе работы стало понятно, что трудоемко отследить поручения подчинённых сотрудников по электронной почте. Стало ясно, необходима система электронного документооборота (СЭД).Ввиду ограниченного бюджета необходимо было провести сравнительный анализ продуктов СЭД и найти лучшее соотношение по цене/функциональность. В результате было выбрано решение SYNERGY WORKFLOW от компании ARTA SOFTWARE.После заключения контракта проектная команда столкнулась с отсутствием готовых регламентов внутренних процессов организации, готовых шаблонов служебных писем и заявок. Требовалось в короткие сроки обозначить маршруты движения и шаблоны документов, а также определить время исполнения поручений. Из-за отсутствия готовых шаблонов большая часть времени работы сотрудников уходила на согласование принятых решений.Чтобы это не сказалось на сроках запуска проекта, было принято решение запускать процессы поэтапно, по мере готовности персонала, регламентов и продукта SYNERGY WORKFLOW. Полное внедрение процессов и обучение сотрудников были завершены за 6 месяцев.По итогам реализации проекта, согласно отчету системы, продукт SYNERGY WORKFLOW в АО «Тартып» автоматизировал 70% процессов компании. Время обработки заявки на ремонт специализированной техники сократилось с 2-3 дней до 4-5 часов. Благодаря внедрению продукта обеспечена прозрачность деятельности организации на всех уровнях, что в итоге повысило эффективность и быстродействие работы сотрудников.Несмотря на удобство и современность, немногие ведут электронный документооборот. Невозможно полностью перевести все процессы производственного предприятия на электронный документооборот, но можно обеспечить непрерывность бизнеса. Инвестируя сейчас в автоматизацию бизнес-процессов, вы повышаете свою конкурентоспособность в будущем.

Одними из самых долгих задач в документообороте являются подготовка и согласование документов. На бумажных носителях этот процесс может занимать несколько дней. Это увеличивает время исполнения поручений, а бумажные процедуры вынуждено замедляют и снижают эффективность бизнеса, ради обеспечения легитимности решений. ТОО «Объединенная химическая компания» (далее ОХК) - основной оператор Государственной программы по форсированному индустриально-инновационному развитию в химической отрасли. Компания производит продукцию более чем для семи отраслей экономики Казахстана, а также имеет 7 дочерних и зависимых предприятий, где трудятся более 1 000 сотрудников.Согласование каждого документа на бумажном носителе занимало более 2-3 дней. Срок согласований значительно увеличивался, если руководство находилось в командировке. Длительный обмен документами с дочерними компаниями и материнским ФНБ АО «Самрук-Казына» существенно замедлял принятие решений, не говоря уже о том, что некоторые документы вовсе терялись. Стало понятно, что для организации стабильного и эффективного взаимодействия между подразделениями и фондом требуется внедрение системы электронного документооборота.В процессе сравнительного анализа программных продуктов, предъявлялись такие расширенные требования, как: поддержка цифровой подписи, согласование документов на мобильных устройствах, полная автоматизация кадрового делопроизводства и поддержка интеграции с электронным документооборотом ФНБ АО «Самрук-Казына». Все эти задачи требовали специальных настроек продукта под потребности ОХК. В результате было выбрано решение SYNERGY WORKFLOW от компании ARTA SOFTWARE.Внедрение базового решения WORKFLOW вызывало сопротивление привычки работать на бумажных носителях. Но уже через месяц все почувствовали, что процесс движения и согласования документов стал гораздо быстрее и прозрачнее. От сотрудников начали поступать запросы на повышение продуктивности работы, так как ручное заполнение форм занимало много времени, а отсутствующие на рабочем месте сотрудники не могли согласовывать документы в нужные сроки.Реализацией индивидуальных потребностей ОХК по оптимизации времени сотрудников занялся центр решений ARTA ALMATY. В основе лежала идея, что все данные, которые, так или иначе, вводились ранее в систему, могли быть использованы повторно при создании нового документа. Идея была реализована в автоматическом заполнении полей новых документов. Это позволило сосредоточиться на самой сути документа, используя минимальное количество времени на его оформление. После внесенных изменений в механизм заполнения весь процесс создания документа сократился всего до 2-3 кликов.Помимо быстрого заполнения документа для быстрого согласования также потребовался доступ к продукту в постоянном режиме вне зависимости от местонахождения сотрудника (отпуск, командировки). Для реализации поставленной задачи приняли решение о переносе приложения в облачные сервисы, создании мобильного приложения и его интеграции с вышестоящим органом ФНБ АО «Самрук-Казына», что в дальнейшем снизило затраты на обслуживание и повысило доступность продукта для каждого сотрудника организации в режиме online. Проектная команда совместно с сотрудниками информационного отдела разработали мобильное приложение Synergy Workflow с удобным и понятным интерфейсом для сотрудников. После ввода его в промышленную эксплуатацию, согласование документов руководством и расходы на почтовые сервисы сократились в разы.По итогам реализации проекта в ОХК продуктом Synergy Workflow успешно пользуется более 90% сотрудников организации. Благодаря возможности параллельного согласования документа несколькими участниками и интеграции с СЭД ФНБ АО «Самрук-Казына» сократилось время утверждения и движения документов с 2-3 дней до 6-7 часов, а количество формируемых документов в месяц увеличилось до 800. Согласование на мобильном приложении в период командировок сократилось до 5 минут. Экономический эффект от внедрения продукта выражается в экономии времени – до 2-х часов в день на каждого сотрудника или до 25% рабочего времени в месяц.Системы электронного документооборота, поддерживающие такие возможности как параллельное согласование, доступ с мобильного приложения и автозаполнение форм документов позволяют получить неожиданно большой прирост продуктивности сотрудников и дать высокий возврат от инвестиций в IT.

Одними из самых долгих задач в документообороте являются подготовка и согласование документов. На бумажных носителях этот процесс может занимать несколько дней. Это увеличивает время исполнения поручений, а бумажные процедуры вынуждено замедляют и снижают эффективность бизнеса, ради обеспечения легитимности решений. АО «Казахский агротехнический университет им. С. Сейфуллина» (КАТУ) – крупнейший аграрный ВУЗ Центрального и Северного Казахстана. В университете работают более 800 преподавателей, которые ежегодно обучают более 13 000 студентов. Длительный обмен документами между сотрудниками руководящего аппарата существенно замедлял процесс принятия решений, не говоря о том, что некоторые документы вовсе терялись. Стало понятно, что для организации стабильного и эффективного взаимодействия требуется внедрение системы электронного документооборота (СЭД).Важными критериями при поиске подходящей системы были: оптимальная цена, аренда лицензий, интеграция с внутренними системами университета. По результатам изучения рынка СЭД выбор был сделан в пользу ARTA.Привычка работать на бумажных носителях замедляла внедрение базового решения WORKFLOW. Но уже через месяц сотрудники ощутили, что процесс движения и согласования документов стал гораздо быстрее и прозрачнее. Начали поступать запросы на упрощение работы, так как ручное заполнение форм занимало много времени, а отсутствующие на рабочем месте сотрудники не могли согласовывать документы в нужные сроки.Идея была реализована в автоматическом заполнении полей новых документов. Это позволило сосредоточиться на самой сути документа, используя минимальное количество времени на его оформление. После внесенных изменений в механизм заполнения весь процесс создания документа сократился всего до пары кликов.Итогом реализации проекта в АО «КАТУ им. С. Сейфуллина» являлись отлаженная система и настройка пути документа по всем необходимым маршрутам, создание электронного архива, поиск, возможность отслеживания документа на всех этапах от его создания до закрытия. В организации более 70 пользователей руководящего аппарата успешно пользуются WORKFLOW от ARTA SOFTWARE.Несмотря на возможность согласования документов параллельно несколькими участниками и отсутствия необходимости передачи бумажного экземпляра, немногие ведут электронный документооборот. Благодаря возможности параллельного согласования, а также отправке документа в электронном виде и использования цифровой подписи, вы не только ускоряете принятие управленческих решений, но и повышаете исполнительскую дисциплину. Своевременное выполнение поручений и обязательств является условием успешной деятельности компании.

Практически в каждой современной компании внедрена система электронного документооборота будь это государственная корпорация или частная организация. Даже для медицинских организаций требуется электронный документооборот как контроль исполнения поручений. Ведь чем скорее будет обработана заявка, тем быстрее будет оказана услуга потребителю – проверка результатов анализа и последующее назначение диагноза.ТОО «INVIVO» (далее INVIVO) - первая в центрально-азиатском регионе лаборатория, имеющая сетевую региональную структуру. На сегодняшний день в Казахстане успешно функционируют более 300 приемных пунктов, 14 лабораторий, в том числе 1 лабораторию для работы с микроорганизмами 2 группы патогенности, где работают более 800 специалистов. Постоянный обмен рабочими материалами между центральным и региональными подразделениями показал важность быстрого принятия решений и согласования заявок. Стало понятно, что для организации стабильной работы с партнерами и клиентами требуется внедрение специализированной информационной системы.Ранее документооборот в организации осуществлялся преимущественно на бумажных носителях. Так, например, многие юридически важные документы партнеров отправляли почтовыми сервисами. Процесс передачи и согласования документов из регионов в центральном офисе компании, как правило, занимал длительное время. Процесс затягивался, потому что каждый пакет документов нужно было доставить в целости и сохранности. Такой способ иногда приводил к полной или частичной потере документов и несвоевременному исполнению работ и поставленных задач. Поэтому руководство приняло решение о внедрении системы электронного документооборота.По результатам сравнительного анализа было выбрано решение SYNERGY WORKFLOW от компании ТОО «Arta Almaty». Система электронного документооборота внедрена в 2013 г. Первоначально в систему включили города республиканского значения, а затем и региональные центры. Внедрение решения положительно сказалось на эффективности работы персонала. Процесс согласования документов и поручений стал прозрачнее. Проектной командой совместно с сотрудниками INVIVO были разработаны шаблоны заявок и скорректированы маршруты согласования, причем каждый этап был подкреплен электронной цифровой подписью (ЭЦП).Продукт WORKFLOW на сегодняшний день в INVIVO дорабатывается под индивидуальные потребности: корректировки шаблонов, маршрутов, бизнес-процессов. Сейчас в системе формируется более 1 300 электронных документов ежемесячно, а количество пользователей – более 800. Время обработки стандартных заявок сократилось до 2-3 часов. Продукт WORKFLOW позволяет отлично справляться с задачами даже в условиях карантина, когда большинство сотрудников работают удаленно.Несмотря на возможность согласования документов параллельно несколькими участниками и отсутствия необходимости передачи бумажного экземпляра, немногие ведут электронный документооборот. Благодаря возможности параллельного согласования, а также отправке документа в электронном виде и использования цифровой подписи, вы не только ускоряете принятие управленческих решений, но и повышаете исполнительскую дисциплину. Своевременное выполнение поручений и обязательств является условием успешной деятельности компании.

Ни для кого не секрет, что на сегодняшний день информационные системы являются ключевым преимуществом для бизнеса. А все потому что они позволяют не только быстрее оказывать услуги клиентам, но и контролировать исполнительскую дисциплину внутри организации.АО «Республиканская телерадиокорпорация «Казахстан» (далее РТРК) – национальная телерадиокорпорация, в состав которой входят несколько телеканалов и радиостанций, а также региональные телерадиокомпании. Охват телеаудитории составляет 99% населения Казахстана, охват аудитории радиопередач – 88,74%. С ростом количества предоставляемых услуг росло и число обрабатываемых заявок на обслуживание внутри корпорации, в результате чего все чаще срывались сроки исполнения поручений. В связи с этим руководство корпорации приняло решение о внедрение информационной системы для контроля исполнительской дисциплины.В качестве решения проблемы было выбрано решение WORKFLOW на платформе ARTA SYNERGY от компании ТОО «Arta Software». Ранее в корпорации документооборот осуществлялся преимущественно на бумажных носителях, что существенно замедляло процесс согласования служебных записок и утверждение приказов. Но уже через месяц после внедрения сотрудники ощутили, что процесс движения и согласования документов стал гораздо быстрее и прозрачнее. Так, из бумажного документооборота переведено более 150 заявок и 15 приказов в электронный формат.В ходе работы стало ясно, что отсутствует возможность внесения поправок в документ в процессе его согласования. Другими словами, в случае несогласования маршрут прерывался, а поручение терялось в общем потоке задач. Проектная команда FlowPort, осуществляющая техническую поддержку, внесли корректировки в маршруты, и теперь в случае отказа в согласовании документ отправляется на доработку к инициатору.Зачастую при получении поручения исполнитель мог не сразу заметить уведомление в системе. Поэтому проектная команда добавила уведомления в браузере для десктоп версии, как в мобильной версии продукта WORKFLOW. Также, доработка коснулась и легитимности печатного документа, а именно добавления QR-кода. Теперь в QR-коде содержится информация о подписанном документе, дата подписания, ссылка на документ, идентификатор ЭЦП, что подтверждает достоверность документа.Таким образом, решение WORKFLOW оказало положительное влияние на эффективность работы всех сотрудников корпорации. Сократилось время обработки заявок в IT отдел, а также повысился уровень исполнительской дисциплины.Своевременное выполнение поручений и обязательств является условием успешной деятельности компании. Продукт WORKFLOW не раз доказывает, что помогает бизнесу обеспечить непрерывность процессов внутри организации.