Employee Mobile Self-Service Center
Accelerate document turnover by three times and reduce office expenses by completely switching from paper to formalized electronic document flow.
Function Description
Reducing administrative burden through parallel and mobile approvals, auto-fill templates, and document routing.
Providing fast reports for performance control and legal significance.
HR document management processes, employee adaptation through micro-learning and corporate knowledge base, online signing, feedback collection to improve working conditions, reduce turnover, and increase engagement.
Control of execution deadlines and improvement of IT resource availability (SLA) through knowledge base and IT infrastructure database.
Management of facility and technical support requests, performance control, and quality assessment to improve working conditions.
Success Stories
Непрерывность бизнеса за счет быстрого согласованияКомпания ТОО «Медикер» внедрила систему электронного документооборота SYNERGY WORKFLOW от Arta Software, что позволило сократить время обработки заявок с 4-5 дней до 2-3 часов. Система автоматизировала процессы, предоставив шаблоны и маршруты для документов, повысив прозрачность и исполнительскую дисциплину. Теперь документы могут согласовываться параллельно с использованием электронной подписи, что ускоряет принятие решений и выполнение поручений.
Внедрение электронного документооборотаКомпания АО «Тартып», лидер на рынке вывоза отходов, внедрила систему электронного документооборота SYNERGY WORKFLOW от Arta Software для автоматизации бизнес-процессов. Ранее управление поручениями через электронную почту оказалось неэффективным. За 6 месяцев система автоматизировала 70% процессов, сократив время обработки заявок на ремонт техники с 2-3 дней до 4-5 часов. Это повысило прозрачность работы и улучшило исполнительскую дисциплину, что укрепило конкурентоспособность компании.
Согласование документа за 3 минутыТОО «Объединенная химическая компания» (ОХК) внедрила систему SYNERGY WORKFLOW от Arta Software для автоматизации документооборота. Это решение сократило время согласования документов с 2-3 дней до 6-7 часов, а в командировках — до 5 минут. Система поддерживает цифровую подпись, мобильное приложение и интеграцию с СЭД ФНБ АО «Самрук-Казына», что позволило ускорить процессы и увеличить количество документов до 800 в месяц. Благодаря автоматизации экономится до 25% рабочего времени каждого сотрудника.
Автоматизация документооборота в ВУЗе АО «Казахский агротехнический университет им. С. Сейфуллина» (КАТУ) внедрил систему электронного документооборота SYNERGY WORKFLOW от Arta Software для ускорения процессов. В результате время на подготовку и согласование документов значительно сократилось, а автоматическое заполнение полей уменьшило трудоемкость оформления. В университете более 70 сотрудников успешно используют систему, что повысило прозрачность и скорость принятия решений. Электронный архив и возможность параллельного согласования с цифровой подписью улучшили контроль за выполнением поручений и повысили исполнительскую дисциплину.
Система электронного документооборота для медицинской лабораторииТОО «INVIVO», ведущая медицинская лаборатория в Центральной Азии, внедрила систему электронного документооборота SYNERGY WORKFLOW от Arta Almaty. Это решение помогло сократить время обработки заявок с нескольких дней до 2-3 часов, обеспечив параллельное согласование документов с использованием электронной подписи. В результате автоматизации формируется более 1 300 электронных документов ежемесячно, что повысило прозрачность процессов и улучшило исполнение поручений. Система также успешно функционирует в удаленном режиме, поддерживая стабильную работу компании даже в условиях карантина.
Электронный документооборот – инструмент для контроля исполнительской дисциплиныАО «Республиканская телерадиокорпорация «Казахстан» внедрила систему электронного документооборота WORKFLOW на платформе ARTA SYNERGY для улучшения контроля исполнительской дисциплины. До этого процесс согласования документов происходил на бумажных носителях, что замедляло утверждение заявок и приказов. Внедрение системы позволило автоматизировать более 150 заявок и 15 приказов в первый месяц, ускорив процесс работы.
Ключевыми доработками стали уведомления в браузере для десктоп и мобильной версий, а также QR-коды для проверки подлинности документов. Внесенные изменения помогли улучшить контроль над исполнением поручений, ускорить обработку заявок и повысить дисциплину сотрудников.
Система управления IT-услугамиЗа счет вывода непрофильных видов деятельности на аутсорсинг на 5,8% удалось сократить затраты на ОИТ. Это стало возможным благодаря внедрению системы управления ИТ-услугами, позволяющей автоматизировать процессы приема, обработки и исполнения обращений со строгим учетом и контролем SLA.
What is Needed to Start
- Organize an interview with the process owner of the department
- We will conduct an inventory of the process registry (list)
- We will assess the volume, cost, and timing of automation
- We will provide a commercial proposal for process digitization
Documents
Request consultation